actief-in-control.pngVan ransomware tot een wereldwijde pandemie; een crisis komt altijd onverwacht.

In een veranderende wereld is er steeds meer aandacht nodig voor crisismanagement. Naast traditionele risico’s als brand en ongevallen, krijgen bedrijven dankzij digitalisering en globalisering steeds meer te maken met complexe risico’s. 

Om ervoor te zorgen dat de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd wordt, de schade zoveel mogelijk beperkt en de reputatie beschermd, is het van belang om tijdens een crisis effectief te kunnen reageren. Als u pas tijdens een crisis gaat onderzoeken wat de beste respons zou kunnen zijn, verliest u kostbare tijd. 

Daarom is het belangrijk om een crisisplan klaar te hebben liggen. Het geheim van een effectief crisisplan schuilt in de voorbereiding. Omdat ieder bedrijf uniek is, is ieder crisisplan maatwerk. In dit blog zetten we 4 belangrijke aandachtspunten voor u op een rij.

Aandachtspunt 1: op welke crises moet u voorbereid zijn?

analyse.pngOm goed voorbereid te zijn op crises, is het belangrijk om feiten en gevoel te scheiden. Waar u wakker van ligt, is niet per se het grootste risico voor uw bedrijf. Met behulp van een dreigingsanalyse krijgt u inzicht in de reële risico’s waar u op voorbereid moet zijn. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe dreigingen. 

Voorbeelden van interne dreigingen zijn;

  • Zwaar letsel door ongevallen;
  • Lekkage van vloeistoffen of gassen, met zwaar letsel en/of beschadigingen aan installaties;
  • Brand of explosie;
  • Stroomuitval. 

Voorbeelden van externe dreigingen zijn;

  • Calamiteiten in de omgeving; brand, explosie, giftige gassen;
  • Extreme weersomstandigheden;
  • Bommelding;
  • Reputatieschade door negatieve berichten;
  • Ransomware.

Ook moet u nadenken over wanneer iets als een crisis beschouwd wordt en het crisisteam bijeen geroepen moet worden. Een kleine brand kan bijvoorbeeld door de BHV-organisatie effectief bestreden worden, en uw communicatieafdeling weet wel raad met een enkel negatief bericht over uw organisatie op social media. Om te voorkomen dat een incident uitloopt op een crisis, is het belangrijk dat iedereen binnen de organisatie weet wanneer er opgeschaald moet worden. 

Zelf hanteren wij deze definitie van crisis: “een gebeurtenis die binnen een kort tijdsbestek tot grote (im)materiële schade kan leiden en die bij een geringe beslissingstijd en bij een hoge mate van onzekerheid vraagt om een handelingsdiscipline die buiten de dagelijkse orde van de organisatie valt.” 

Als duidelijk is waar u op voorbereid moet zijn en wanneer iets als een crisis beschouwd wordt, kunt u scenariokaarten maken. Op deze kaarten  worden realistische scenario’s beschreven en hoe deze bestreden moeten worden. Door deze op te nemen in het crisisplan, heeft u direct duidelijk hoe er gehandeld moet worden. Op de kaarten staan immers  de belangrijkste te nemen stappen en aandachtspunten, waardoor u op het moment suprême niet bang hoeft te zijn dat u niet iets over het hoofd ziet. 

De scenariokaarten zijn ook in de voorbereidende fase te gebruiken door het doen van crisissimulaties. Tijdens een simulatie test u of de scenariokaarten daadwerkelijk geschikt zijn voor de praktijk.   

Aandachtspunt 2: wie moeten er plaatsnemen in het crisisteam?

activeren.pngTijdens een calamiteit is de bestaande lijnorganisatie ondergeschikt aan de crisisorganisatie. Omdat er onder grote druk samengewerkt moet worden tijdens een crisis, is het belangrijk dat voor alle rollen de best passende persoon gekozen wordt. Bij het invullen van het crisisteam moet er dus niet alleen naar de functies binnen de organisatie gekeken worden. 

Dankzij de voorzitter verloopt het crisisoverleg gestructureerd, worden er moeilijke knopen doorgehakt en weet iedereen precies welke stappen hij of zij moet nemen. De logger moet alle gemaakte afspraken en essentiële informatie bijhouden. Slordigheden kunnen grote gevolgen hebben voor het verloop van de crisis, daarom moet deze rol toegewezen worden aan iemand die nauwkeurig is en bedreven met het onderscheiden van hoofd en bijzaken. 

In het crisisplan staat een overzicht van de verschillende rollen in het crisisteam, inclusief bijbehorende taken, en wie deze invullen. Ook moet er nagedacht worden over back-up, want het kan voorkomen dat niet alle crisisteamleden beschikbaar zijn. 

Om ervoor te zorgen dat iedereen zijn/haar rol goed uit kan voeren, is het belangrijk om crisissimulaties te oefenen. Tijdens zo’n simulatie wordt de druk opgevoerd, waardoor de teamleden kunnen ervaren hoe het is om hun rol, in teamverband, in een snelkookpan uit te voeren.

Aandachtspunt 3: hoe ziet het proces van strategisch crisismanagement eruit?

inrichten.pngAls duidelijk is wie er in het crisisteam zitten en wanneer zij opgeroepen moeten worden, is het tijd om stil te staan bij het proces. Wij hebben deze eenvoudige flowchart gemaakt, die heldere handvatten geeft om een crisis te bestrijden. 

De flowchart begint bij de melding. Als er een noodsituatie plaats vindt die niet door de storingsdienst of BHV opgelost kan worden, wordt er contact op genomen met de voorzitter van het crisisteam, de crisismanager. 

De crisismanager bepaalt vervolgens of het crisismanagementteam (CMT) bijeen geroepen moet worden. Direct moeten de volgende beslissingen genomen worden: 

  • Wat is de samenstelling van het team?
  • In welke locatie moet de crisisruimte ingericht worden?
  • Is er een supportteam nodig?

De crisismanager zorgt ervoor dat alle betrokken partijen opgeroepen worden en dat de crisisruimte wordt ingericht. Zodra het team compleet is, wordt gestart met het eerste overleg. In het overleg wordt besproken of het nodig is om extra teams in te schakelen en wordt bepaald wat er gedaan moet worden om de crisis te bestrijden.

De grootste uitdagingen voor crisisteams zijn vaak:

  • gezamenlijk een juist en actueel beeld houden van de crisissituatie en hoe de medewerkers en omgeving daar op reageren;
  • goed te beoordelen welke impact de crisis (potentieel)  heeft op de organisatie en stakeholders en hierbij niet te blijven hangen in het incident;
  • doeltreffende acties te bepalen en deze goed op te volgen.

Zodra de crisis beheerst is, wordt er overdracht gedaan naar de lijn en gestart met nazorg. Iedere crisis wordt afgesloten met een evaluatie. De input uit de evaluatie gebruikt u om de crisismanagementorganisatie nog verder te optimaliseren. 

Aandachtspunt 4: oefenen, oefenen, oefenen

bekwamen.pngHet crisisplan moet een levend document zijn, wat meebeweegt met de organisatie. Als er iets in de organisatie verandert, is de kans groot dat uw crisisplan ook aangepast moet worden. 

Omdat u zeker wilt weten dat uw crisisplan effectief is, is het van belang om regelmatig te oefenen. Bij een realistische crisissimulatie vergeet u al snel dat het “maar”  een oefening is. Naar aanleiding van de resultaten van de oefening, kunt u vervolgens het crisisplan aanpassen, zodat het een werkbare levenslijn is tijdens een crisis, en geen onpraktisch boekwerk dat u alleen maar tijd kost en stress oplevert.

Willy Antonissen
Willy Antonissen
Dinant Berteler
Dinant Berteler
Mariska Franken
Mariska Franken
Jaqueline Heijnen
Jaqueline Heijnen
Marco Kist
Marco Kist
Thérèse Petersen
Thérèse Petersen

Wilt u weten hoe wij u kunnen ondersteunen bij het inrichten van uw crisisorganisatie
en het ontwikkelen van een waterdicht crisisplan? Neem dan contact met ons op.
Stuur een mail naar crisismanagement@werkveilig.nl of bel naar 088 – 166 3000.

Onze werkwijze  Contact

.

.