Wij zoeken per direct:

MEDEWERKER PROJECTADMINISTRATIE

24 - 38 uur | Standplaats Coevorden

Ben jij klaar voor een avontuur als medewerker projectadministratie bij IVM?

Na een fijn weekend start je maandag met het nalopen van de gezamenlijke mailbox. Zijn er nog zaken die je met spoed op moet pakken?  
 
Jij bent verantwoordelijk voor een overzichtelijke projectadministratie en een vlotte verwerking van de ingehuurde medewerkers in ons plansysteem. De dagelijkse verwerking hiervan heeft voor jou dan ook prioriteit. Het juist en tijdig invoeren van de medewerkers in ons systeem is van groot belang voor een overzichtelijke planning en een snelle afhandeling van de facturatie van zowel de ingehuurde medewerkers als aan onze opdrachtgevers. Onze leveranciers ontvangen graag op tijd hun geld en wij van onze kant ontvangen graag op tijd de betaling van onze opdrachtgevers. 
 
Je hebt een idee waardoor het proces van afhandeling van de facturatie versoepeld kan worden en stelt dit voor. Je collega's zijn blij met je voorstel en je mag deze nieuwe werkwijze implementeren. 
Even later klopt de Manager Operations bij je aan, er is iets misgegaan met de goedkeuring van een paar facturen. Of jij even mee wilt kijken? 
 
Voor je het weet is het alweer tijd om af te sluiten. Je loopt je agenda voor de volgende dag na en met een voldaan gevoel verlaat je het kantoor. 

Een ongeluk zit in een klein hoekje

Daarom detacheren wij 365 dagen per jaar en 24 uur per dag veiligheidspersoneel dat ervoor zorgt dat er bij onze opdrachtgevers veilig wordt gewerkt. Daarnaast leiden wij jaarlijks ook zo'n 50.000 cursisten op en geven we honderden veiligheidsadviezen. 

Jij komt te werken in een gedreven team met twee directe collega’s. Samen zorgen we ervoor dat de projectadministratie van de afdeling Detachering op rolletjes loopt. 

Dit is wat wij je bieden:

• Alles wat je nodig hebt om je werk te kunnen doen waaronder een laptop
• 27 vakantiedagen en 39 ATV uren (bij fulltime dienstverband) om lekker bij te tanken na je drukke maar fijne werkzaamheden
• 8% vakantietoeslag
• Een contract voor 24-38 uur per week t/m 31 december 2025
• Zodra je start, deelname aan onze pensioenregeling 
• Een actieve personeelsvereniging die leuke uitjes en activiteiten organiseert
• Ruim 100 leuke collega’s

Dit is wat wij van je vragen:

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega met een MBO-4 / HBO werk- en denkniveau die procesmatig en digitaal goed onderlegd is. Ervaring is niet noodzakelijk, wij nodigen schoolverlaters dan ook van harte uit om te reageren.

Je bent onder andere voor deze taken verantwoordelijk:

• Het beoordelen van inkoopfacturen;
• Het aanmaken en verwerken van projecten en voorcalculaties in AFAS. Het verrijken van voorcalculaties naar planbare werkbonnen in Appreo;
• Het opvoeren en beheren van relevante medewerker certificaten in AFAS t.b.v. de inzet op projecten (certificaatbeheer);
• Het aanvragen en beheren van toegangspassen bij onze klanten;
• Onderhouden van klantcontact en interne afstemming met de operatie;
• Het vastleggen van gegevens van (inhuur)medewerkers in onze Projectadministratie.

Om je werk goed te kunnen doen, is het belangrijk dat je over de volgende eigenschappen beschikt:

• Je bent analytisch en oplossingsgericht. Je kerntaak is bijdragen aan een projectadministratie die altijd up-to-date is. Je hebt een scherp oog voor inconsistenties en komt ook met ideeën om deze op te lossen.
• Je weet de juiste balans te vinden tussen nauwkeurigheid en werktempo. We hoeven jou niet uit te leggen hoe belangrijk het is om slordigheidsfouten zo veel mogelijk te voorkomen, terwijl je wel je deadlines haalt.
• Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en je bent resultaatgericht. Jouw werk heeft een grote impact op het bedrijf en deze verantwoordelijkheid neem je serieus. Je weet welke resultaten bereikt moeten worden, en werkt hier actief aan mee.
• Je bent zelfstandig, kunt goed samenwerken en je bent communicatief sterk. Onze projectadministratie is geen eenpersoonstaak, maar vraagt om een goede samenwerking. Jouw eigen taken voer je zelfstandig uit en plan je zelf in.

Wil je meer over ons weten of direct solliciteren?

Wil je sollicteren? Klik dan op de knop hieronder!

SOLLICITEER NU

Wil je eerst wat meer informatie over IVM of de functie? Kijk dan op onze website: werkveilig.nl of bel met Wilma Louissen (HR Manager) of Michael Wielens (Manager Operations) beiden bereikbaar via 088 – 166 3000. 

Wie zijn wij? 

Het Instituut voor Veiligheid & Milieu (IVM) is specialist op het gebied van arbeidsveiligheid, brandveiligheid en BHV. Een deskundige en betrouwbare partner, met ruim 100 medewerkers en 35 jaar ervaring op het gebied van veiligheidstrainingen, detacheren veiligheidspersoneel, risicoadvisering en calamiteitenbeheersing. IVM staat garant voor kwaliteit en betrouwbaarheid. De experts van IVM maken dat iedere dag opnieuw waar in hun werk voor opdrachtgevers. Wij maken werk veilig. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature is niet gewenst, delen in je netwerk wordt erg op prijs gesteld!